RĒGLEMENT

La salle polyvalente de Mézières sur Seine comprend un ensemble de locaux, mis à disposition par l’intermédiaire du présent règlement intérieur, d’une superficie totale d’environ 700m², dont : 120m² de scène 330m² pour la salle proprement dite

La salle polyvalente peut accueillir au maximum :

• 900 personnes debout
• 220 personnes assises (configuration spectacle)
• 216 personnes assises (configuration à table)

Limiteur de bruit pour sonorisation festive
Chauffage par plafond rayonnant
Climatisation réversible

I. DISPOSITIONS GĒNĒRALES

Préambule
La salle polyvalente et son matériel sont gérés et entretenus par la commune de Mézières sur Seine avec pour objectif la mise à disposition de lieu de rencontre et de rassemblement permettant l’organisation de réunions, de manifestations festives, de spectacles, d’expositions, d’activités sportives douces programmées, hors cultuelles…

Article 1 : objet
Le présent règlement a pour objet de déterminer les conditions dans lesquelles doit être utilisée la salle polyvalente, réservée prioritairement aux activités organisées par la municipalité (Commission vie associative, structures municipales, CCAS, caisse des écoles…), le mouvement associatif local, les scolaires et les particuliers résidants dans la commune.

II. UTILISATIONS

Article 2 : principe de mise à disposition
La salle polyvalente a pour vocation d’accueillir la vie associative, telle qu’elle s’exerce au travers des différentes associations de la commune. Elle sera donc mise à disposition de ces dernières, dans l’exercice de leurs activités habituelles ou lors de manifestations, selon les modalités fixées ci- après.
Elle pourra également être louée à des particuliers, ou encore à des organismes ou associations extérieurs à la commune pour des activités autres que festives.

La mise à disposition, hors des activités habituelles des associations de la commune se décline selon les périodes suivantes :

• Week-end : du Samedi 9H00 au Lundi 9H00
• Jour férié ou de week-end : de 9H00 au lendemain matin 9H00

Pour les activités habituelles des associations de la commune, il n’y a pas de mise à disposition pendant les vacances scolaires sauf dérogation étudiée par la commission « vie associative », et accordée par écrit par M le Maire.

Article 3 : conditions de mise à disposition et réservation
3-1 : associations de la commune
Le planning annuel d’utilisation est établi chaque année lors d’une réunion avec la commission « vie associative » et le monde associatif de la commune. Cette planification intervient aumois de Juin pour l’ensemble des activités. En cas de litige ou de désaccord, si aucun compromis acceptable entre les utilisateurs n’est trouvé, la décision de la commission fera autorité. Mise à disposition gratuite pour l’organisation de manifestations ouvertes au public.

Toute demande spécifique sera adressée par écrit à M le Maire qui consultera la commission « vie associative » pour examen (disponibilité, objectif et tarification).

3-2 : particuliers, sociétés et organismes ou associations extra-muros
Les opérations de réservation se feront par courrier auprès de M le Maire. Elles ne pourront être confirmées qu’après l’élaboration du planning cité en 3-1.

Article 4 : horaires
Le respect des horaires d’utilisation de la salle polyvalente est exigé pour son bon fonctionnement. La mise à disposition de la salle est consentie aux heures et aux jours indiqués dans les conventions de mise à disposition.

Article 5 : dispositions particulières
Cette salle ne pourra pas être utilisée pour des activités sportives proprement dites nécessitant des équipements fixes ou permanents mais seulement pour des exercices au sol.
Sont donc formellement exclus tous sports de balles (football, handball, basketball…), sauf le tennis de table.
L’utilisation de la salle aura lieu conformément au planning établi par la commission « vie
associative ».
L’absence d’occupation doit obligatoirement être signalée au service festivités.
L’absence répétée d’utilisation entraînera la suppression du créneau attribué.
La commune se réserve le droit d’utiliser ou d’interdire les installations pour des interventions techniques (travaux d’aménagement, d’entretien, mise en sécurité…).
La sous-location ou la mise à disposition de tiers est strictement interdite.

III. SECURITE - HYGIENE - MAINTIEN DE L’ORDRE

Article 6 : utilisation de la salle polyvalente
L’utilisateur s’assurera de laisser les lieux dans l’état où il les a trouvés à son arrivée. S’il constate le moindre problème il en informera la mairie.
L’utilisateur est chargé de l’extinction des lumières, après chaque activité, de la fermeture de toutes les portes et fenêtres (intérieur et extérieur) et de la remise sous alarme du bâtiment.
En période hivernale, l’utilisation du chauffage implique le maintien des portes et fenêtres closes

Chaque utilisateur reconnaît avoir pris connaissance :

• Des consignes générales de sécurité et s’engage à les respecter.
• De l’emplacement des dispositifs d’alarme, des moyens d’extinction d’incendie, des itinéraires d’évacuation et des issues de secours.
• Du fonctionnement du dispositif de limitation du bruit pour ambiance musicale.
• Qu’il n’y a pas de salle de sommeil.

Article 7 : maintien de l’ordre
Toute personne se livrant à des actes susceptibles de créer un désordre ou une gêne pour les utilisateurs pourra être expulsée sans délai.
Les enseignants, responsables d’activités associatives, organisateurs de manifestations sont chargés de la discipline et sont responsables de tout incident pouvant survenir du fait des scolaires, adhérents et du public.
Ils sont tenus de faire régner la discipline, de surveiller les entrées et les déplacements des élèves, des adhérents, du public, de veiller à l’évacuation des locaux en fin d’utilisation.
Nota : les nuisances dues aux bruits occasionnés par les utilisateurs de la salle et constatées par les services de police, feront l’objet d’un procès verbal pour infraction au règlement sanitaire départemental (Article L48 Décret du 11/09/1985).

Article 8 : mise en place, rangement et nettoyage
Après chaque utilisation, la salle polyvalente devra être rendue dans l’état où elle a été donnée. Le nettoyage devra être effectué par l’utilisateur (lavage des sols sauf les parquets, des tables, des chaises, de la cuisine et de l’électroménager si celui-ci a été utilisé). Les déchets devront être déposés dans des sacs fermés et mis dans les containers prévus à cet effet. Les bouteilles vides seront déposées dans les containers à verres.
La commune ne fournit pas les produits ménagers, les éponges et les sacs poubelles.
Les tables et les chaises nettoyées devront être laissées sur place afin de vérification par le service « festivités » puis rangement par les services techniques.
La mairie de Mézières se réserve le droit de conserver la caution ménage en cas de défaillance manifeste de l’utilisateur.

LISTE DU MATERIEL

• 54 tables et 5 chariots
• 220 chaises
• 103 grilles
• Cuisine : 2 réfrigérateurs, 1 congélateur, 1 lave-vaisselle, 1 armoire chaude,1 poubelle.

IV. ASSURANCES - RESPONSABILITES

Article 9 : assurances
Chaque utilisateur devra justifier d’une police d’assurance couvrant sa responsabilité civile pour les accidents corporels et matériels pouvant survenir à lui-même comme aux tiers pendant la période où le bâtiment est mis à sa disposition (attestation à fournir). La municipalité est dégagée de toute responsabilité pour les accidents corporels directement liés aux activités et pouvant intervenir pendant l’utilisation de la salle ainsi que pour les dommages subis aux biens entreposés par les utilisateurs.
Elle ne saurait être tenue responsable des vols commis dans l’enceinte de la salle et ses annexes.

Article 10 : responsabilités
Les utilisateurs sont responsables des dégradations qu’ils pourront occasionner à la salle ainsi qu’aux équipements mis à disposition par la mairie.
En cas de dégradation, l’utilisateur aura une retenue sur la caution ou devra faire une déclaration à son assurance, la copie de ce document sera transmise à la mairie
Pour les dégradations importantes, la commune se réserve le droit d’engager des poursuites à l’encontre de la personne responsable de la location. Les travaux de réfection seront réalisés par une entreprise désignée par la commune. Ils devront informer la mairie de tout problème de sécurité
dont ils auraient connaissance, tant pour les locaux que pour le matériel mis à disposition.
L’entretien et la maintenance des locaux sont à la charge de la commune.

VI. DISPOSITIONS FINALES

Toute infraction au règlement sera poursuivie conformément aux lois et règlements en vigueur.

Elle pourrait entraîner l’expulsion du contrevenant, la suspension provisoire ou définitive d’une manifestation ou d’un créneau attribué.

La commune de MEZIERES-SUR-SEINE se réserve le droit de modifier ou de compléter le présent, règlement chaque fois qu’elle le jugera nécessaire.

Le secrétariat, le personnel technique et les élus d’astreinte sont chargés, chacun en ce qui les concerne, de l’application de ce règlement.